Es normal que en las comunidades de vecinos se tengan confusiones respecto de cómo cambiar el administrador de fincas, siendo en ocasiones una molestia no saber ni por dónde empezar.
Si este es tu caso, en este artículo te mostraremos como cambiar tu administrador de fincas paso a paso, a través de un correcto procedimiento.
Paso a paso para cambiar tu administrador de fincas
Básicamente los pasos a seguir para el cambio de administrador de fincas son sencillos, y a continuación te lo explicamos:
1. Convocatoria:
La junta de vecinos deberá ser convocada por el presidente de la comunidad o por el 25% de los vecinos. Esta junta puede ser convocada de manera extraoficial con la intención de notificar a cada propietario de la comunidad.
Durante la convocatoria, cualquiera propietario puede proponer el cambio del administrador de fincas, sin que el presidente deba estar de acuerdo. Para ello, debes tener una hoja donde se indique la convocatoria y las firmas de los vecinos que accedan a la junta.
Es importante tener en cuenta que, al convocar la junta de vecinos, se debe especificar quien la convoca, el día, hora y lugar de la misma y cada uno de los puntos que se tomarán durante la reunión de manera ordenada.
2. Puntos del orden y decisión
Para poder iniciar con el proceso de cambio de administrador de fincas, es necesario incluir este punto en el orden del día. De esta manera, para poder iniciar con el proceso de cambio de administrador de fincas, solo debe haber un acuerdo mayoritario en la junta de vecinos.
Idóneamente este proceso debe ejecutarse a través de dos votaciones. La primera incluye el cese de cargo del administrador actual y la segunda es la contratación de un nuevo profesional.
Cabe destacar que más del 50% de los propietarios deben votar para que pueda aprobarse el cambio en la administración de fincas.
3. Razón para el cese de la administración actual
Es muy importante tener una causa justa para llegar a este tipo de convocatorias donde se refleje el cese de labores del actual administrador. De lo contrario, puede existir un reclamo por parte del administrador de fincas cesante al no haber causa justificante, por lo que debe haber un mutuo acuerdo para su respectiva negociación.
La causa justa no es incluyente cuando se toma una decisión por cese administrativo debido a una mejor oferta económica, cuando no hay convocatoria de juntas (responsabilidad del presidente) o cuando se exige el pago a morosos.
No obstante, la pérdida de credibilidad o confianza es considerada un factor de causa justa, ya que un administrador de fincas tiene como tarea y obligación poder realizar los compromisos inherentes de su cargo, según su código deontológico. Al no cumplir con ello, los propietarios pueden justificar el cese o cambio de la administración por no cumplir lo indicado en el contrato.
Otra causa justa es cuando el administrador de fincas no rinde cuentas en el tiempo preciso y claras ante los propietarios de la comunidad, generando desconfianza con relación al destino de sus finanzas y economía en general.
4. Luego del cambio
Posiblemente no exista una nueva administración al instante luego del cese del administrador de fincas anterior, es normal preguntarse quien tomará las riendas durante este período vacante. En tal caso, la Ley de Propiedad Horizontal otorga este cargo al presidente de la comunidad.
También hay que tomar en cuenta el acuerdo entre los propietarios, así como la alternativa de seleccionar dos personas (secretario y administrador independiente).
Es importante señalar que, debe haber un plazo para la transferencia de documentos de la comunidad entre el administrador cesante y el administrador nuevo, a fin de poder proporcionar el cierre de la contabilidad que lleva hasta su fecha de labores y este pueda revisar debidamente.
¿Qué debe contener la documentación de traspaso entre administradores?
La documentación debe tener un plazo de entrega de 10 días, lo cual, debe contener los siguientes aspectos:
- Debe poseer una lista completa de los propietarios de vivienda, información de contacto y formas de cobro de cada una de las partes.
- En caso de existir, es necesario entregar los recibos y derramas pendientes.
- Nómina de empleados que se encuentren activos en la comunidad.
- Traspaso de la tarjeta fiscal de la propiedad para el pago de impuestos.
- Solicitar el contrato de la cuenta corriente de la comunidad con sus respectivas firmas.
- Información de contacto de proveedores, así como de empresas que hayan hecho labor y mantenimiento en las instalaciones.
- Solicitud del contrato del seguro de la comunidad e información de contacto para casos de eventualidades.
- Libro de actas de la comunidad hasta la fecha.
- Respectiva escritura original de obra nueva y división horizontal.
- Otros documentos de traspaso son el contrato de mantenimiento, suministros y de alquiler que deberán ser entregados en un plazo no mayor a 45 días entre los administradores cambiantes.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación solicitada?
Pudiera existir el caso en que un administrador saliente o cesante esté renuente a no entregar los documentos necesarios para que el próximo administrador pueda hacer seguimiento y llevar un control de las tareas que se llevan a cabo en la comunidad.
Para estas circunstancias, se puede sancionar este tipo de conducta ya que es obligatorio dar respuestas a ello. Antes de realizar un reclamo judicial, se debe realizar un pre-aviso con suficiente tiempo para la entrega de los respectivos documentos al siguiente administrador.
Conclusión
Siempre y cuando se requiera el cambio de administración de fincas, es importante seguir lo estipulado por la ley. Notificar a los propietarios de la junta para abarcar el tema, realizar las respectivas votaciones y realizar el traspaso de documentos entre el administrador cesante y el nuevo según el tiempo estipulado por la ley.